Sistemas de Gestión OTEC

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El sistema de control y gestión de Otec fue diseñado para automatizar completamente el trabajo administrativo elacionado con todas las exigencias establecidas por la N.Ch. 2728 para optimizar y minimizar el tiempo de trabajo al permitir centralizar la información, de tal manera que, los mismos antecedentes sirvan para alimentar la base de datos.

El sistema permite ingresar a los maestros de:

  • Cursos o Seminarios.
  • Clientes.
  • Otic.
  • Locales.
  • Relatores.
  • Vendedores.
  • Alumnos.
  • Niveles de escolaridad.
  • Cargos.
  • Encargados de calidad con sus respectivos listados de control.

Mediante el ingreso de la ficha de inscripción de cada curso realizado, se asocia a él, la empresa que lo realizó, con sus respectivos alumnos. Si se realizó vía Otic, se asocia el Otic correspondiente, el vendedor, el local, por si se tienen más de uno y todos los demás datos del curso. Una vez ingresada la ficha, el sistema permite, mediante una sola opción – Formularios N.Ch. 2728 – obtener en forma automática los siguientes documentos:

Libro de control de clases, con:

  • Antecedentes de los participantes.
    • Control de asistencia de los alumnos.
    • Control de evaluaciones.
    • Control de contenidos.
  • Ficha con Hoja de Contenidos.
  • Encuesta de satisfacción de alumnos.
  • ncuesta de satisfacción de clientes.
  • Trazabilidad Seguimiento de Gestión de Calidad.
  • Factibilidad de sala de clases.
  • Reglamento interno de cursos y seminarios.
  • Informe del relator.

Incluye informes estadísticos para poder realizar un análisis de todos los cursos o seminarios ofrecidos por: – empresas, Otic, locales, vendedores, relatores, alumnos, niveles de escolaridad y cargos – con sus valores en cantidad de cursos realizados.

Además, para un mayor análisis gerencial se agregaron gráficos de cursos por: – empresas, Otic, locales, vendedores, relatores, alumnos, niveles de escolaridad y cargos – con sus respectivos valores en cantidad de cursos realizados o valores según lo desee el usuario.Para permitir el control de todos los cobros asociados a cada curso – se incluyó en el diseño – el ingreso de las cancelaciones y un informe de cursos por cobrar, para poder controlar fácilmente la cobranza de cada curso realizado a cada empresa.

Adicionalmente y como una forma de resolver la exigencia de la certificación de la N.Ch. 2728 con referencia al análisis estadístico de datos, se incluyeron las opciones para ingresar el resultado de las encuestas de evaluación de alumnos y clientes, calculando en forma automática el promedio de cada curso.

Así también, para asegurar el proceso de mejora continua y análisis gerencial – se incluyeron dos opciones para lograr una ponderación de todas las encuestas de satisfacción de alumnos y clientes realizadas durante un determinado periodo, para lograr, por cada concepto medido en las encuestas, la ponderación de todos los cursos o seminarios realizados y el promedio general: por relatores, vendedores y encargados de Otec.

De esta forma, el sistema de control de Otec permitirá a su empresa, no sólo automatizar todo el trabajo administrativo, sino que, mantener todas las exigencias de la N.Ch. 2728 y los análisis estadísticos de datos 100 % al día, con la finalidad de pasar las revisiones anuales de certificación sin problemas, asegurando así, el proceso de mejora continuo, tal como lo establece la N.Ch. 2728.

Características generales del Sistema de Gestión OTEC

  • Diseñado para trabajar en línea, vía Internet, a través de Terminal Services.
  • Desarrollado en ambiente totalmente gráfico (Windows).
  • Definición de perfiles de cada usuario, control de acceso por cada opción.
  • Bloqueo de fichas por meses, para evitar modificaciones (cierre de meses).
  • Ingreso de la ficha de inscripción de cada curso.
  • Emisión automática de todos los formularios requeridos por la N.Ch. 2728.
  • Informes estadísticos de cursos por empresas, Otic, locales, vendedores, relatores, cargos, niveles de escolaridad y encargados de Otec.
  • Gráficos estadísticos de cursos por empresas, Otic, locales, vendedores, relatores, cargos, niveles de escolaridad y encargados de Otec.
  • Control de pagos de los cursos realizados.
  • Ingreso de resultado de encuestas de satisfacción de alumnos y clientes con ponderación automática.
  • Análisis global de ponderación de encuestas de satisfacción de alumnos y clientes con promedios por cada concepto y global por relatores, vendedores y encargados de calidad.