Sistema de Gestión de Cobranza

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El sistema de Control y Gestión de Cobranzas BSoft, nos permite agilizar al máximo todos los procesos administrativos relacionados con el control y la gestión de la cobranza de todos los documentos por cobrar que nos adeuden nuestros clientes, como así mismo controlar las formas de pagos con que fueron cancelados.

El sistema proporciona al usuario diferentes opciones para agilizar y controlar al máximo el proceso de cobranza de documentos, asignándoles un estado de cobranza, fecha real de pago y su respectiva gestión de cobranza, permitiendo emitir variados informes para controlar las gestiones realizadas por cada cobrador.

Incluye la asignación de un crédito máximo a cada cliente por Cadena o Sucursales, el que es comparado con la deuda real constituida por todos los documentos por cobrar más los documentos en cartera, determinándose así el crédito disponible, el que será validado en el sistema de ventas en el momento de generarse una entrega con guía o venta para dicho cliente.

Permite la emisión y envió por e-mail en forma totalmente automática de cartas de cobranzas en formatos definibles por el usuario según los estados de cobranzas en que se encuentren los documentos impagos de cada cliente.

Incluye muchos informes de ventas realizadas y documentos por cobrar por locales, clientes, cobradores, vendedores y análisis adicional, también flujos de documentos por cobrar en que se clasifican los documentos según la fecha real de pago asignada, lo que permite tener una visión más exacta de la fecha en que realmente pagaran los clientes.

Una vez conseguido el pago, el sistema permite registrar todas las cancelaciones con las diferentes formas de pagos definidas, emitiendo el respectivo comprobante de cancelación y generando posteriormente la centralización contable del pago en el sistema de Contabilidad, evitando al usuario su digitación manual, ahorrándole una enorme cantidad de tiempo y trabajo de revisión al impedirse así las descuadraturas contables.

Permite emitir cartolas por clientes con todos los documentos y detalle de sus pagos, controlar todas las formas de pagos en cartera a través de informes y flujos donde se clasifican por cada cliente según sus vencimientos.

Incluye una opción para consultar los depósitos a realizar de los cheques en cartera para poder marcarlos directamente para deposito, generando el depósito directamente en el sistema de Bancos y su respectivo ingreso directamente en Contabilidad.

Incluye variados informes de cálculos de comisiones por vendedores y cobradores, por fecha de ventas, fecha de cobro y fecha de vencimientos de los documentos con que nos cancelaron.

Además incluye todo el manejo de Factoring permitiendo crear los distintos factoring con que trabaja la empresa con sus respectivas líneas de créditos, mediante la opción de asignación de factoring se marcan según sus vencimientos los documentos en carteras que se quieran enviar y luego se genera la carta de envió al factoring para su aprobación, para luego realizar la aprobación de dichos documentos al factoring y llevar el control de los montos ocupados y cupos de créditos disponibles. Incluye opciones para centralizar automáticamente a contabilidad el envió de documentos al factoring, registro de los pagos de dichos documentos y la devolución de Excedentes.

De esta forma el sistema de Control y Gestión de Cobranzas se transforma en una herramienta de apoyo fundamental para mantener informados rápida y eficientemente a los ejecutivos de finanzas sobre los estados y fechas de compromiso de los documentos por cobrar, el control de todas las forma de pagos en carteras con sus respectivos vencimientos y de las diferentes líneas de créditos y sus cupos disponibles de cada factoring con que trabaja la empresa.

Características generales del sistema

  • Base de datos SQL Express o SQL
  • Diseñados para trabajar en línea vía Internet a través de Terminal Services.
  • Desarrollado en ambiente totalmente gráfico. ( Windows )
  • Trabaja con múltiples períodos en línea.
  • Definición y Control de Cupo de Crédito del cliente, por cadena o sucursal.
  • Asignación de perfiles de cada usuario, control de acceso por cada opción.
  • Bloqueos de datos por meses para evitar modificaciones (cierre de meses)
  • Listado de control de gestiones y cancelaciones registradas por cada usuario.
  • Incorporación Histórica de documentos por cobrar desde Contabilidad.
  • Creación en línea de coda documento generado en Ventas.
  • Ingreso de cancelaciones de documentos  por forma de pago y por clientes.
  • Manejo de excedentes y centralización a contabilidad.
  • Centralización automática de todos las cancelaciones a contabilidad.
  • Gestión de cobranza y asignación de estado de cobranza a cada documento.
  • Emisión de Informes de la gestión de cobranza, por cliente, vendedor y cobrador.
  • Emisión de cartas de cobranzas por estados, definibles por el usuario con envió totalmente automático por e-mail en PDF.
  • Centralización de depósitos que genera movimiento en Bancos e ingreso en Contabilidad.
  • Informes de comisiones por vendedores, por ventas realizadas y por  ventas canceladas.
  • Informes de comisiones por cobradores, por cobranzas realizadas y por cobranzas canceladas.
  • Informes de documento por cobrar, por clientes, por locales, por vendedores, por cobradores y por análisis adicional.
  • Flujo de documentos por cobrar por clientes ( Resumen y Detalle )
  • Flujo de documentos por cobrar por vendedores ( Resumen y Detalle )
  • Flujo de documentos por cobrar por tipos de documentos ( Resumen y Detalle )
  • Emisión de cartola de pagos por cliente.
  • Informe de vencimientos por formas de pago.
  • Flujo de vencimientos por formas de pago por tipos ( Resumen y Detalle )
  • Flujo de vencimientos por formas de pagos por clientes. ( Resumen y Detalle )
  • Manejo de factoring con montos de líneas y cupos de créditos disponibles.
  • Emisión de cartas de envió de documentos al factoring.
  • Centralización de envío de documentos al factoring, cancelaciones y devolución de excedentes.
  • Informes de detalle de documentos pendientes en cada factoring.

 Todos los informes con exportación directa a todos los estándares de Windows
(Word, Excel, Pdf, Etc.)